Jetzt leistet Ihr Team und liefert auf hohem Niveau, mit einem stabilisierten Vertriebsprozess. Nun ist es an der Zeit, das Management des Geschäfts zu systematisieren und Technologie zu nutzen und Ihr Geschäft weiter voranzutreiben. Der dritte Teil dieser vierteiligen Serie wird sich auf die Systematisierung Ihres Unternehmens konzentrieren und wie der Einsatz von Technologie die Umsetzung einfacher macht.

Prozesse und Verfahren sind Teil eines größeren Systems und wenn Sie diese Schritte nicht in Ihrem gesamten Unternehmen durchgesetzt und verfestigt haben, fällt das ganze Systeme aus. Wenn Ihren Systemen notwendige Inhalte fehlen und keine umfassende Überprüfung stattfindet, stehen die Grundlagen Ihres Unternehmens auf schwachen Füßen. Wenn sich alle Maßnahmen, Schritte und Kenntnisse nur in Ihrem Kopf befinden und nicht bei Ihrem gesamten Team verinnerlicht sind, können diese die Systeme, die Ihren Kunden letztendlich Leistung auf hohem Niveau liefern sollen, nicht ausführen.. Das bedeutet, dass all die Arbeit, die Sie geleistet haben, um das richtige Team zusammenzustellen und alles, was Sie getan haben, um Ihre Leistung und Lieferung zu verbessert, umsonst waren.

Grenzen Sie zu Beginn das Feld ein. Stellen Sie sich zunächst einige Fragen.

• Was mache ich jeden Tag und jede Woche und jeden Monat?
• Wie oft mache ich das?
• Wie lange dauert es, jede dieser Aufgaben zu erledigen?
• Welcher Tag wäre der geeignete für die jeweilige Aufgabe?
• Wie führe ich die einzelnen Aufgaben aus?
• Warum mache ich das so? Was passiert, wenn ich es nicht tue?

Sobald Sie eine Vorstellung von Ihren Prozessen und Schlüsselaufgaben haben, machen Sie die gleiche Übung mit jedem in Ihrem Team. So beginnen wir, das Geschäft auch ohne den Eigentümer arbeiten zu lassen. Die Systematisierung jedes Abschnitts der Geschäftsabläufe von der Beantwortung des Telefons durch den ersten Ansprechpartner bis hin zu Planung und Strategieentwicklung durch das Managementteam wird nach Möglichkeiten gesucht, das Geschäft zu vereinfachen und zu systematisieren, um so Konstanz und Vorhersehbarkeit zu ermöglichen.

„Systematisieren Sie die Routinen und vermenschlichen Sie die Ausnahmen.“

In der nächsten Phase dokumentieren Sie alle Systeme und Prozesse innerhalb des Unternehmens. Ausgehend von unten dokumentieren die Teammitglieder, wie sie Routineaufgaben ausführen. Beginnend mit den täglichen / wöchentlichen / monatlichen Aufgaben an der Basis der Organisation. Die meisten großen Unternehmen verfügen bereits über Prozesse, Strukturen und Systeme. Die Herausforderung besteht darin, diese Dinge zu verbessern und sie an die neuen Marktrealitäten und -anforderungen anzupassen.

Bei der Dokumentation dieser Verfahren und bei der Suche nach Möglichkeiten zur Beseitigung von Redundanz, zur Vereinfachung von Schritten und zur Verbesserung der Ausführung gibt es weitere Fragen zu beantworten.

• Welche sind die wichtigsten Prozesse in der Organisation?
• Welcher dieser Prozesse sollte aus Effizienzgründen oder zur besseren Betreuung unserer Kunden verbessert werden?
• Inwiefern verursacht unsere Organisationsstruktur Ineffizienzen, mangelnde Zuordnung der Verantwortlichkeit, schlechte Kommunikation, Verzögerungen, schlechten Kundenservice und / oder mangelnde Klarheit der Rollen?
• Wie können wir unsere Struktur verbessern?
• Welche sind die wichtigsten Systeme und Technologien in der Organisation?
• Welche davon sollen mit der höchsten Priorität verbessert werden?

Hier einige Möglichkeiten, wie Sie Systeme und Prozesse dokumentieren können.

• Flussdiagramme
• Fließtexte
• Checklisten
• Videos
• Sprachaufnahmen
• Fotografien
• Mit Hilfe von Computerprogrammen

Welche Systeme und Prozesse sollten Sie sezieren, überarbeiten oder verfeinern? Alle! Nachfolgend eine Liste, ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Tägliche Aufgaben der Büroorganisation 

1. Beantworten des Telefons
2. Post empfangen und öffnen
3. Kauf von Büromaterial und -geräten, sowie deren Wartung
4. Fax- und E-Mailverkehr
5. Umgang mit eingehenden/ ausgehenden Lieferungen
6. Sichern und Archivieren von Daten

Produktentwicklung 

1. Produkte entwickeln und deren rechtlicher Schutz
2. Entwicklung von Verpackungs- und Begleitmaterial (z. B. Anleitungen)
3. Entwicklung von Herstellungsmethoden und -verfahren
4. Kalkulation der Herstellungskosten und Entwicklung des Ausschreibungsprozesses

Fertigung und Inventar 

1. Anbieter auswählen
2. Bestimmung der Produkt- oder Servicegarantien
3. Festlegen von Produkt- oder Dienstleistungspreisen (Einzel- und Großhandel)
4. Bestellprozesse für Lagerartikel einrichten
5. Warenannahme und Warenlagerung
6. Inventar mit Buchhaltungsunterlagen abgleichen (Inventurzyklen etc.)

Auftragsabwicklung und Nachverfolgung

1. Bestellannahme und Bestelleingang per Post, Fax, Telefon oder online
2. Kommissionierung und Verpackung der Bestellungen
3. Bestellbestätigung vor Serviceleistung oder Produktlieferung
4. Versand der Bestellungen
5. Managementsystem für Fracht, Kuriere und Fahrzeuge

Auftragsverfolgung

1. Fakturierungs- und Debitorensysteme
2. Rechnungsstellung für Bestellungen
3. Zahlungseingänge für Bestellungen und Gutschrift an Kunden (Bargeld, Überweisung, Lastschrift oder Kreditkarte)
4. Überwachung der Zahlungsziele und der offenen Posten
5. Inkassoprozess für ausstehende Forderungen gemäß festgelegter Zeiten

Kundendienst          

1. Retourenverfahren bei Warenrückgabe und die Rückabwicklung der Kundenzahlung
2. Reaktion auf Kundenbeschwerden
3. Ersatz von defekten Produkten oder führen Sie einen anderen Garantieservice durch
4. Messen Sie die Qualität und Professionalität des Service

Kreditorenbuchhaltung        

1. Einkaufsprozesse und Genehmigungen
2. Zahlungsprozesse für Lieferungen und Inventar
3. Portokasse

Vertriebs- und Marketing-Systeme    

1. Erstellen Sie einen allgemeinen Marketingplan
2. Entwerfen und Produzieren von Werbematerialien
3. Entwicklung von Interessenten und potentiellen Kundenlisten
4. Werbeplan erstellen
5. Erstellen eines PR-Plans
6. Erstellen eines Direktwerbungsplans
7. Entwicklung und Pflege einer Datenbank für Interessenten und Kunden
8. Entwicklung und Pflege einer Webseite
9. Verkaufsstatistiken analysieren und verfolgen
10. Messen Sie kontinuierlich Anzahl und Herkunft aller Interessenten
11. Messen Sie die Umwandlungsrate für jeden Verkäufer
12. Messen Sie Ihren durchschnittlichen Verkaufsumsatz für jedes Teammitglied
13. Kontrolliren Sie Ihre Gewinnspannen

Technologie kann helfen, Ihren Prozess zu systematisieren und zu vereinfachen. Vergleichen Sie CRM-Systeme (Customer Relationship Management), um Ihre Kunden- und Interessenten-Daten zu verwalten. Nutzen Sie Software zur Unterstützung der Finanzberichterstattung und automatisierte Marketingwerkzeuge (z.B. für Social Media), mit denen Sie Zeit und Ihrem Unternehmen Geld sparen können. Wenn Computer und Telefonsysteme veraltet und nicht in der Lage sind, Ihre Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie in Betracht ziehen diese aufzurüsten. Kurzfristige Investitionen können langfristig zu hohen Renditen führen.

Erscheint Ihnen das als ein sehr großes Projekt? Da liegen Sie nicht falsch. Es ist eins. Mit Hilfe eines professionellen Business-Coaches können Sie das Projekt jedoch in vernünftige und nachvollziehbare Schritte aufteilen. Ein Business Coach gibt Ihnen dann keine Einkaufsliste oder zählt die Krankheiten Ihrer Organisation auf, er wird mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, um sinnvolle Änderung an Ihrer Organisation vorzunehmen. Sein objektiver Blick hilft Ihnen das zu sehen, was Sie möglicherweise versäumt haben oder das Sie lange Zeit übersehen haben.

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