Systeme sind heute wahrscheinlich einer der am ehesten missverstandenen Bereiche im Geschäftsleben. Das ist erstaunlich, da Systeme in der Regel einfach zu implementieren sind und Ihnen und Ihrem Team das Leben erleichtern. Zudem unterstützen Systeme Sie dabei, Ihr Geschäft reibungslos, effizient und profitabel zu führen.

Warum sind Systeme in jedem Geschäft so wichtig? Die Antwort hierauf lässt sich aus der Geschichte der Wirtschaft herleiten. Mit Beginn der industriellen Revolution beschleunigte sich die Produktion immens. Um mit der Entwicklung der Produktionsgeschwindigkeit Schritt halten zu können, war es unumgänglich Systeme zu etablieren, die halfen das Geschäft zu führen. So wurden Systeme entwickelt die halfen die Produktion noch effizienter zu machen, beispielhaft sei hier Henry Ford genannt. In der Frühphase des 20. Jahrhunderts waren die meisten Systeme auf die Produktion ausgerichtet. Dies änderte sich mit der Erfindung des Computers, der in sich selbst ein System ist. Mit den Computern zog die Systematisierung in einer ganz anderen Dimension auch in die Büros ein. Inzwischen hat die Digitalisierung viele Bereiche unseres Lebens erreicht und diese systematisiert.

Was ist ein System? Ein System regelt Abläufe (normalerweise Routinen) so, dass jeder Ablauf unendlich in ein und derselben Form von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden kann und immer zu dem gleichen Ergebnis führt.

Was gesamtwirtschaftlich als Gemeinwissen gelten darf und in Großunternehmen alltäglich ist, bei Letzteren aus der Notwendigkeit heraus die Größe zu managen, wird in vielen kleinen und mittelständischen Betrieben häufig vernachlässigt. Hier herrscht häufig noch der Glaube vor, alles selber machen zu können oder zu müssen. Dies ist meist verwurzelt in den Ursprüngen des Betriebs, den der Inhaber meist selber gegründet oder gekauft hat. Wir sind uns sicher, wir können es besser als unser alter Boss oder der alte Besitzer, und sowieso kann keiner im Betrieb das so gut wie wir selber. Klingt das für Sie bekannt? Dabei vergessen wir, dass zum Aufbau von etwas Nachhaltigen die Anstrengungen vieler notwendig sind (physisch und mental). Systeme sind dabei Hilfsmittel, die uns erlauben unsere Prioritäten auf die richtigen Dinge zu lenken, weil wir die Routinen nach festen Regeln ablaufen lassen können, nach System eben.

Woher weiß ich was ich systematisieren kann?

Bevor Sie irgendetwas ändern oder systematisieren, ist es absolut notwendig sich ein Bild davon zu machen, wo Sie heute stehen. Das hat zwei Gründe: erstens kann ich meinen Weg nur finden, wenn ich weiß wo ich heute bin und wohin ich möchte; zweitens sind Sie so in der Lage, im Zweifelsfall, den Urzustand wiederherzustellen. Lassen Sie mich das erklären. Stellen Sie sich vor Sie ändern die Einstellungen und Präferenzen an Ihrem Computer, Sie spielen und probieren herum. Idealerweise kommen Sie an einen Punkt, an dem Ihnen alles gefällt. Leider passiert es manchmal, dass Sie sich im Dickicht der Einstellungen total verirren und das Ergebnis so gar nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Zum Glück gibt es dann die Möglichkeit auf die Werkseinstellung zurück zu springen, aus gutem Grund.

Organisationscharts

Zeichnen Sie zuerst die Ausgangssituation auf. Starten Sie mit einem Chart Ihrer Organisation von der Spitze beginnend. Dann Ebene für Ebene nach unten die Berichtslinien zeichnen. In manchen kleineren und mittleren Unternehmen sind einzelne Ebenen in unterschiedlichen Bereichen nicht besetzt. Sie haben zum Beispiel zwar ein Marketing, aber keinen Marketingmanager, gleichwohl einen Verkaufsleiter. In diesen Fällen lassen Sie die entsprechende Box leer. Zeichnen Sie auch unklare Berichtslinien auf oder Mehrfachberichtslinien. Überlegen Sie, wer entscheidet was und in welchen Bereich gehört die Position wirklich.

In einer Analyse der Organisation eines meiner Kunden haben wir „Boxen“ gefunden in denen nicht weniger als 4 Personen für ein und dieselbe Aufgabe verantwortlich waren, dies ist gleichbedeutend mit niemandem, der verantwortlich ist.

Ablauforganisation

Nachdem Sie wissen, wie Ihre Organisation aufgebaut ist, ist der nächste Schritt die Abläufe innerhalb der „Abteilungen“ bzw. des Unternehmens aufzuzeigen. Hier geht es um die zentralen Abläufe in den Abteilungen oder der Firma, z.B. Auftragsabwicklung, Rechnungslegung. Nehmen Sie sich einen Funktionsbereich nach dem anderen vor. Wo beginnen die Aufgaben, was passiert bei deren Abwicklung und wo enden Sie, einmal in der Abteilung und einmal insgesamt. Dabei sind vor allem die Übergabepunkte, die Punkte zwischen den Funktionsbereichen wichtig.

Beziehen Sie Ihr Team ein

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen informieren Sie Ihr Team umfassend über Ihr Vorhaben und die von Ihnen erwarteten Ergebnisse. Menschen fühlen sich unwohl mit Unsicherheiten. Jede angenommene Veränderung bringt Unsicherheiten mit sich. Behalte ich meinen Job? Wie geht das hier weiter? Diese und ähnliche Fragen werden dann im Kollegenkreis diskutiert und die Deutungshoheit hat der Lauteste oder der mit dem besten „Insiderwissen“, echtem oder gefühltem. Unsicherheit wirkt sich direkt auf die Produktivität aus und kann auch zum Verlust von Mitarbeitern führen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Sicherheit. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu dem was das Wort aussagt: Menschen die MIT Ihnen arbeiten. Sie brauchen im Prozess der Bestandsaufnahme deren Kooperation und ehrlichen Input, nur so können Sie ein klares Bild bekommen und gemeinsam an Veränderungen arbeiten. Dadurch wird die Bestandsaufnahme zum Teambuilding und die Ergebnisse und Konsequenzen lassen sich deutlich leichter implementieren.

Dokumentieren Sie, was jeder Einzelne tut 

Es geht hierbei darum herauszufinden, was jeder Einzelne in der Organisation täglich, wöchentlich und monatlich routinemäßig tut. Das ist wahrscheinlich die zeitaufwendigste der Aufgaben. Leider gibt es dabei keine Abkürzungen, denn die Dokumentation zeigt auf:

• Wo wir heute stehen.
• Liefert akkurate Daten, auf denen Sie das System aufbauen können.
• Gibt Auskunft darüber an welchen Stellen die Prozesse rationalisiert werden können, um Positionen effizienter zu machen (z.B. Doppelarbeiten, händisches Übertragen usw.)

Die Tätigkeiten können erfasst werden durch Interviews, Reports, Beobachtung u.ä. Dabei geht es um Dokumentation und nicht Interpretation oder sogar Schlussfolgerungen. Denken Sie daran Sie brauchen ein Bild der Ausgangssituation. Lassen Sie die betroffenen Mitarbeiter die Dokumentationen lesen und korrigieren. So bekommen Sie ein deutliches und im Konsens gefundenes Bild der Situation.

Wie entwickle und schreibe ich Systeme?

Nachdem Sie die Ihre gesamte Organisation detailliert dokumentiert haben und ein klares Bild über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Routinetätigkeiten Ihrer Mitarbeiter haben, geht es darum, durch Testen und Messen herauszufinden, ob diese Tätigkeiten auch zu den gewünschten Ergebnissen führen.

Vergleichen Sie die realen Aktivitäten mit den Arbeitsplatzbeschreibungen … und an dieser Stelle fällt in vielen Unternehmen auf, es gibt keine wirklichen Arbeitsplatzbeschreibungen. Die Mitarbeiter definieren ihre Position mehr oder weniger selber bzw. wird die auf Zuruf angepasst. Dadurch fehlen auch häufig die Messkennziffern für die Mitarbeiterbeurteilung.

Bei Antritt einer Position in einem neuen Unternehmen fand ich in der Marketing-/ Vertriebsabteilung das folgende Bild vor:

Die Abteilung war seit einiger Zeit ohne Vorgesetzten und hat durch einen der Produktmanager an die Geschäftsführung berichtet. Eine konsistente Abteilungsführung gab es nicht, der Abteilung war es selber überlassen sich zu organisieren. Das Ergebnis war, jeder hat sich die Tätigkeiten herausgesucht, die er am liebsten tat bzw. wurden einige verteilt, da sie niemand wollte. Bei der Verteilung wurde eine Qualifikation für die Aufgaben nicht beurteilt. Die Assistentin, die kurz vor meinem Eintreffen eingestellt wurde bekam nur die Aufgaben abgetreten, zu denen sonst niemand Lust hatte. Ihre Motivation und Arbeitseifer waren dementsprechend.

Nach eingehender Analyse der Situation und der zu erledigenden Arbeiten mithilfe von Einzelinterviews und Gruppengesprächen wurde deutlich, dass die Aufgabenverteilung zu einer deutlichen Ineffizienz führte, da sowohl Doppelarbeiten ausgeführt wurden, wie auch einzelne Aufgaben durch die Aufteilung in zu viele Einzelschritte mit verschiedenen Bearbeitern, damit Übergabepunkte und Fehlerquellen, aufgeteilt worden waren. Zudem ergab sich, dass das Arbeitsvolumen vom Zeitaufwand her durchaus ohne Überstunden zu bewältigen war, ausschließlich durch die Eliminierung der Ineffizienzen. In Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern wurden die Aufgaben neu verteilt und logisch zusammengeführt. Es wurden klare Verantwortungsgebiete definiert und damit auch eine Projekteigentümerschaft etabliert. Sowohl innerhalb der Abteilung als auch in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und dem Außendienst waren nun eindeutige Ansprechpartner identifiziert. Der Arbeitsablauf war schneller und die Fehlerhäufigkeit reduziert. Das System arbeitete.

Natürlich wurden diese Aktivitäten durch neue Arbeitsplatzbeschreibungen dokumentiert und nach 3 Monaten in ihrer Effektivität überprüft und nachjustiert.

Klar formulierte Arbeitsplatzbeschreibungen ermöglichen auch die Definition von Leistungskennziffern zur Erfolgskontrolle. Es geht dabei nicht darum die Mitarbeiter bei Minderleistungen zu erwischen oder sie mit unfairen Mitteln zu Mehrarbeit zu drängen, vielmehr sollten die Leistungskennziffern zusammen mit den Mitarbeitern erarbeitet und vereinbart werden und so zu einer höheren Effizienz führen. Die höhere Effizienz resultiert aus den durch die Leistungskennzahlen klar erkennbaren Prioritäten des Arbeitsplatzes.

Der Dialog mit den betroffenen Mitarbeitern und deren Input sind für die erfolgreiche Umsetzung absolut notwendig.

Die Arbeitsplatzbeschreibungen sind die unterste Ebene der Systeme. Die Systematisierung fokussiert sich auf die Routinetätigkeiten (täglich, wöchentlich etc.). Damit erreichen Sie die Übertragbarkeit von Positionen, diese werden von konkreten Personen unabhängig. Ziel ist nicht der Ersatz oder Austausch von Mitarbeitern, sondern es geht vor allem um Urlaub, Krankheit oder andere Ausfallzeiten, in denen eine andere Person Aufgaben übernehmen muss.

Die 4 Bereiche für Systematisierung

Sobald die Routinen in den einzelnen Arbeitsabläufen systematisiert wurden und reibungslos laufen, sollten Sie sich den Systemen zuwenden, die den gesamten Betrieb beeinflussen. Es geht also nicht mehr um Systeme auf der Ebene der einzelnen Arbeitsplätze, sondern um solche auf der Firmenebene. Diese regeln die Arbeitsweise des gesamten Geschäftes.

Aus der Firmenperspektive betrachtet gibt es vier Kernbereiche, die alle anderen Systeme umspannen. Dazu gehören solche, die über die Abteilungsgrenzen hinweg Gültigkeit haben und daher nicht für jeden Bereich neu definiert werden müssen, sondern von Anfang an auf der Unternehmensebene gültig sind.

Welche vier Bereiche sind das?

• Menschen und Bildung
• Leistungserbringung und Lieferung
• Testen und Messen
• Systeme und Technologie

Menschen und Bildung

Sie kennen die Redensart „Mitarbeiter sind das Kapital der Firma“. Sie ist sicher richtig. Wenn wir über Systeme für Menschen reden, dann müssen wir die Aus- und Weiterbildung miteinbeziehen. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter müssen regelmäßig upgedated werden, nur so bleiben die Mitarbeiter für die Firma effektiv. In einer sich schnell wandelnden Umwelt muss auch das Team Schritt halten, zum Wohle des gesamten Unternehmens. Es gibt so gut wie keinen Beruf, der heute noch so arbeitet wie vor 10 oder manchmal nicht einmal wie vor 5 Jahren. Zudem ist die Weiterbildung der Mitarbeiter nicht nur eine Notwendigkeit, vielmehr zeigt sie auch, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern.

Zu diesem Bereich gehören vor allem:

• Ein Trainings-System – wer braucht, was und wann?
• Einarbeitungspläne
• Team-Building Programme
• Redundanzsystem
• Systeme zum Konfliktmanagement
• „Spielregeln“ in der Firma
• Einstellungssystem
• Notfallsysteme
• Kommunikations- und Meetingregeln
• Gehalts- und Bonussysteme
• Systeme zur Zielsetzung und Bewertung

Leistungserbringung und Lieferung

Dieser Bereich ist die ursprüngliche Quelle der Systematisierung. In Produktion und Logistik werden schon lange Systeme (analog und digital) benutzt. Da gerade in diesem Bereich viele Routinetätigkeiten anfallen kann hier maximal systematisiert werden. So werden Ressourcen freigesetzt, die an anderer Stelle im Unternehmen die Effizienz steigern können.

Hierzu zählen u.a. Dinge wie:

• Papierlose Systeme
• Systematisch gleichbleibende Leistungen
• Lageroptimierungen
• Vereinfachung und Systematisierung der Konfektionierung
• Lagerbewegungsprognosen
• Einkaufs- und Bestandssysteme
• Regelmäßige Inventuren
• Lieferzeit, Liefertreue und Lieferkosten messen
• Just-in-time Lieferungen

Testen und Messen

Ohne Testen und Messen fliegen Sie blind und ohne Navigationssystem. Testen und Messen ist ein essentieller Bestandteil jeden Geschäfts. Es muss Teil Ihrer täglichen Geschäftsroutine sein. Wie sonst verstehen Sie was funktioniert und was nicht? Ziel ist nicht das Auffinden von Fehlern, es geht darum früh genug zu erkennen, ob Maßnahmen die Ergebnisse erzielen, die wir uns davon versprochen haben. Niemand ist allwissend und vieles müssen wir erst umsetzen, um zu sehen ob es funktioniert bzw. ob wir durch leichte Veränderungen die Ergebnisse noch mehr verbessern können.

Zu dem Bereich zählen auch:

• Monatliche und Jahresbudgets
• Messen der Erfolgsraten des Verkaufsteams
• Ein Einkaufssystem
• Profitanalysen für Marketing- und Verkaufsaktivitäten
• Gewinnmargenkontrolle
• Messen der Anzahl und der Herkunft von Interessenten
• Forderungskontrolle
• Durchschnittsumsätze
• Kundenanalysen
• Cash-Flow Analyse und Planung
• Steuerplanung
• Lohnbuchhaltung und Bonuszahlungen

Systeme und Technologie

Gerade heute im schnellen technologischen Wandel ist es wichtig, nicht zurück zu fallen. Vieles, was uns vor einigen Jahren noch als unmöglich erschien ist inzwischen digitalisiert und erleichtert den Arbeitsablauf. Dokumente können in Echtzeit übertragen oder gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Geräte müssen nicht mehr vor Ort abgelesen werden, sondern per Fernabfrage und neuste Generationen von Maschinen zeigen an, wann sie gewartet oder Teile ausgetauscht werden müssen. Sie sollten über diese Möglichkeiten für Ihr Geschäft Bescheid wissen, denn sie helfen die Produktivität zu steigern.

Dazu gehören:

• Elektronische Rechnungsstellung
• Zahlungseingangskontrolle
• Bestands- und Bestellsysteme
• Computergestützte Trainings
• Fernüberwachung der Computersysteme
• Digitale Kommunikation
• CRM Systeme
• Elektronische Genehmigungsverfahren
• Sicherungssysteme

Schlußbemerkung

Systematisierung im Geschäft ist aus vielen verschiedenen Gründen wichtig. Zuallererst stellt sie sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit reibungslos und gleichbleibend läuft. Zweitens, setzt Systematisierung Ressourcen frei, die Ihnen erlauben diese lukrativer und produktiver einzusetzen.

Sie werden feststellen, dass sich solche Effizienzreserven in jedem Unternehmen finden lassen, Sie müssen nur danach suchen. Dieser Artikel soll Ihnen dazu als Anregung dienen und zeigen wie Sie in Ihrem Unternehmen Systeme zu Ihrem Vorteil und dem Ihrer Mitarbeiter nutzen können.

Denn die Systematisierung setzt Kräfte frei, die Sie und Ihr Team in die Lage versetzen das Unternehmen signifikant weiterzuentwickeln. Worauf warten Sie noch? Der Erfolg liegt im TUN.

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