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Veränderungen – Das Leben geht weiter, wir sollten das auch tun

„Ich denke, wir widersetzen uns der Veränderung, weil wir Angst vor Veränderungen haben.“ –  Spencer Johnson, Die Mäusestrategie für Manager

In den letzten Jahrzehnten hat sich der traditionelle Aufbau der Büros geändert. Einzelbüros machten Arbeitsnischen im Großraumbüro Platz und diese entwickelten sich zu noch weniger traditionellen flexiblen Räumen, in denen weder Schreibtische noch Arbeitsbereiche fest an Mitarbeiter gebunden sind. Diese flexiblen Arbeitsplätze, die von Unternehmen wie Google und Zappos eingeführt wurden, erfüllen möglicherweise nicht die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen in einer Welt nach COVID 19.

Social Distancing (oder besser physischer Abstand), erhöhte Hygienebedürfnisse und Gesundheitsüberwachung verändern sicher viele Arbeitsplätze, jetzt, da Arbeitgeber ihre Mitarbeiter aus ihren Homeoffice zurück ins Büro holen. Wenn Arbeitgeber den Betrieb hochfahren und mehr Mitarbeiter von ihren Küchentischen und aus ihren Wohnzimmern zurückkehren, müssen die Arbeitsbereiche einen sicheren Raum bieten, in dem sich alle wohl und sicher fühlen.

Verändern sich die Arbeitsbereiche ändert sich auch das Verhalten der Mitarbeiter. Dr. Spencer Johnson schrieb ein Buch „Die Mäusestrategie für Manger“ und verwendet eine Parabel, welche die Auswirkungen von Änderungen auf Produktivität und Effizienz veranschaulicht.

„Das Leben geht weiter und wir sollten es auch“ –  Spencer Johnson Die Mäusestrategie für Manager

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Die Kosten für Schließung oder Einschränkung Ihres Geschäfts aufgrund des Lock Down waren unerwartet und in einigen Fällen verheerend. Jetzt müssen Inhaber noch weitere Kosten für die Wiedereröffnung aufbringen, damit sie die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und Kunden gewährleisten. Die Veränderung der Arbeitsumgebungen ist mit Sicherheit mit Kosten verbunden. Desinfektionsspender aufstellen, Reinigungsintervalle verkürzen und temporärere Barrieren aufstellen sind möglicherweise bereits berücksichtigt, aber es gibt viele andere Änderungen, die die Geschäftskosten noch weiter erhöhen können.

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Der physische Raum

Unabhängig davon, ob Sie ein Büro haben oder ein Einzelhandelsgeschäft betreiben, müssen physische Änderungen vorgenommen werden, die sicher stellen, dass Ihre Räume besser für die Abwehr von Bedrohungen durch Viren gerüstet sind. Überprüfen Sie den gesamten Arbeitsbereich und wählen Sie die Änderungen aus, mit denen Sie langfristig leben können. Büro- und Geschäftsräume sollen sich ansehen, wie Krankenhäuser gestaltet und angelegt sind und sich Tipps und Hinweise aus dem Gesundheitswesen holen, um ihre Räume nach Möglichkeit nachzurüsten.

Nicht jeder Ihrer Bereiche muss möglicherweise alle Änderungen vornehmen oder alle Schutzmaßnahmen hinzufügen, die unten aufgeführt sind. Das Abwägen kurzfristiger Kosten und langfristigen Vorteile muss von Büro zu Büro und von Geschäft zu Geschäft vollzogen werden. Nachfolgend einige Änderungen oder Anpassungen des physischen Raums, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Setzen Sie Arbeitsnischen weiter voneinander entfernt, fügen Sie Trenner hinzu, um die physische Distanz zu vergrößern.
  • Markieren Sie Fußböden, um eine optimale Distanz zwischen Schreibtischen zu erkennen oder in der Schlange vor der Kasse, dem Kopierer, den Toiletten oder anderen Wartebereichen. Denken Sie daran Distanz gilt in alle Richtungen (360 Grad).
  • Ersetzen Sie Stoff getäfelte Trennwände durch Kunststoff oder Glas.
  • Fügen Sie Plexiglas-, Acrylteiler oder Abtrennungen zwischen Arbeitsbereichen, Kassenzonen oder Tischen ein.
  • Überlegen Sie, ob Sie Möbel austauschen gegen solche mit antibakteriellen Polstern.
  • Schaffen Sie Arbeitsplatzteilung ab, keine gemeinsam genutzten Schreibtische mehr.
  • Sorgen Sie für ausreichende Desinfektion in Lüftungsschächten und -kanälen
  • Installieren Sie Hochleistungsluftfilter.
  • Beschränken Sie den freien Zutritt zum Büro, indem Sie Glocken, Summer oder Ruftasten einbauen, um Zugang zu erhalten.
  • Reinigen, desinfizieren Sie Teppiche, tauschen Sie diese aus oder entfernen Sie sie und ersetzen sie durch leicht zu pflegende Fußböden.
  • Schaffen Sie breitere Gänge oder Wege und beseitigen Sie Engpässe bei Bürogeräten
  • Entfernen Sie Bonbonschalen usw.
  • Installieren Sie berührungslose Bedienelemente für Alarm, Lichter und Klimatisierung.
  • Beschränken Sie den Zugang zu Gemeinschaftsbereichen wie Kantine, Küche oder Toiletten.
  • Ersetzen Sie Wasserspender durch Wasserflaschen.
  • Etablieren Sie Reinigungsrituale für Ihre Mitarbeiter und beauftragen Sie einen professionellen Reinigungsdienst, der die Räume auch regelmäßig desinfiziert.

Das Personal

Räumlichkeiten sind nicht das einzige, das sich verändern wird. Die Mitarbeiter müssen über die neuen Richtlinien zu Gesundheit und Sicherheit informiert und dazu geschult werden. Es reicht nicht aus, eine Liste von Richtlinien per Mail zu veröffentlichen, Beschilderungen hinzuzufügen, Videokonferenzen abzuhalten und regelmäßig mit den Mitarbeitern zu überprüfen, damit sie ständig an die neue Normalität der Arbeitsumgebung erinnert werden, die Sie aufbauen möchten. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Richtlinien oder räumlichen Änderungen ein, soweit und so viel Sie können. Je mehr die Mitarbeiter einbezogen und beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Ihnen helfen, die Änderungen umzusetzen, diese zu unterstützen und beizubehalten. Hier einige spezifische Überlegungen zu Ihren Mitarbeitern.

  • Diskutieren Sie die Verwendung einer Maske bei direktem Kontakt oder im öffentlichen Raum.
  • Wenn der Arbeitsablauf es erlaubt versetzen oder ändern Sie Schichten, um Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten ins Büro zu holen
  • Machen Sie Händewaschen beim Betreten verpflichtend und stellen Sie an den Schreibtischen Händedesinfektionsmittel bereit.
  • Etablieren Sie eine „clean desk“ Richtlinie, damit Schreibtische nach Dienstschluss besser gereinigt und desinfiziert werden können. Bieten Sie den Mitarbeitern Schließfächer, Rollcontainer oder verschlossene Schränke an, in denen sie am Ende des Tages ihre persönlichen Gegenstände verstauen können.
  • Fordern Sie die Mitarbeiter auf, keine Geräte oder Verbrauchsmaterialien zu teilen
  • In einigen sensiblen Bereichen muss das Personal möglicherweise zu Beginn des Tages die Temperaturprüfungen durchführen
  • Stellen Sie den Mitarbeitern Headsets und Desktop-Webkameras zur Verfügung, um Videokonferenzen zu ermöglichen.

Die Psyche

Die Mitarbeiter mussten sich isolieren und waren wochenlang in einem Lock Down. Jetzt wurden sie gebeten zur Arbeit zurückzukehren und das verursacht möglicherweise erhöhte Angst und Stress. Sie hatten Angst vor dem Unbekannten, als sie aus dem Homeoffice arbeiten mussten oder in Kurzarbeit waren. Jetzt haben sie Angst, dass ihr Arbeitsplatz oder ihre Mitarbeiter für sie oder für ihre Familien eine Bedrohung darstellen können. Es ist wichtig, dass Sie als Arbeitgeber die Arbeitnehmer unterstützen und Flexibilität zeigen, diesen Stress abzubauen.

 „Wovor du Angst hast, ist niemals so schlimm wie das, was du dir vorstellst. Die Angst, die Du in Deinem Kopf sich aufbauen lässt, ist schlimmer als die Situation, die tatsächlich besteht. “ –  Spencer Johnson Die Mäusestrategie für Manager

Die Hotlines, die von Gesundheitsdienstleistern angeboten werden oder die Planung von Videokonferenzen, in denen Mitarbeiter ihre Bedenken mit einem professionellen Moderator teilen können, helfen aufgestaute Ängste reduzieren. Letztendlich wollen Sie eine Umgebung schaffen, die Vertrauen bei Ihre Mitarbeiter schafft, damit diese selbstsicher Ihre Kunden bedienen können. Chaos reduzieren und die physischen Veränderungen vor dem vollständigen Hochfahren bewältigen und durchsprechen, ist entscheidend.

Halten Sie Ihre Kommunikation offen, ehrlich und direkt. Stellen Sie sicher, dass Sie Feedback geben und regelmäßig um Feedback bitten. Kommunizieren Sie vor allem mit Mitgefühl und Empathie. Je mehr Unterstützung Ihre Mitarbeiter spüren, desto mehr verbessert deren positive Einstellung die Produktivität und den Kundenservice.

Letztendlich ist von größter Bedeutung, wieder ins Geschäft zu kommen. Für die Wirtschaft ist von entscheidender Bedeutung, kleinen Unternehmen, Einzelhändlern und Dienstleistern wieder eine „Normalität“ zu geben. Der Mittelstand ist das Lebenselixier jeder Gemeinde, und traditionell werden mehr Arbeitsplätze vom Mittelstand geschaffen als von Großunternehmen. Wir haben die Widerstandsfähigkeit der Inhaber und ihre Bereitschaft gesehen, Kunden weiter zu bedienen, soweit sie es auf dem Höhepunkt der Pandemie konnten. Nachdem die Türen jetzt wieder geöffnet sind und die Mitarbeiter wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, stehen die Arbeitgeber vor Herausforderungen. Änderungen der Räumlichkeiten, ihrer Mitarbeiter und der Denkweise ihrer Mitarbeiter bedeuten den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg.„Je schneller Sie alten Käse loslassen, desto eher finden Sie neuen Käse.“ –  Spencer Johnson, Die Mäusestrategie für Manager (Die Mäusestrategie für Manager: Veränderungen erfolgreich begegnen von Spencer Johnson (1. März 2000) ISBN: 9780091816971)

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